회의록 작성은 중요한 업무이지만, 많은 시간을 요구하고 반복적인 작업입니다. 이 과정을 AI 기반 도구인 ChatGPT와 자동화 시스템을 활용하면 효율적으로 처리할 수 있습니다. 이번 글에서는 ChatGPT를 이용해 회의 내용을 자동으로 기록하고 요약하는 방법을 단계별로 소개하겠습니다.
1. 회의 내용 텍스트로 변환하기
첫 번째 단계는 회의 음성을 텍스트로 변환(STT: Speech-to-Text)하는 것입니다. 이를 위해 다음과 같은 도구를 활용할 수 있습니다.
- Google Speech-to-Text API: 정확도가 높고 다양한 언어를 지원합니다.
- Otter.ai, Whisper by OpenAI: 자동 녹음과 실시간 전사 기능 제공
- Zoom 또는 Google Meet 녹화 + 자동 자막 기능 활용
이렇게 전사된 텍스트 파일(.txt, .docx 등)을 ChatGPT에 입력하면 다음 단계인 요약 작업이 가능합니다.
2. ChatGPT에게 회의록 요약 요청하기
회의 내용을 구조화된 회의록 형태로 정리하려면 프롬프트를 아래와 같이 작성합니다.
다음은 회의 내용입니다. 핵심 주제별로 요약해서 회의록을 작성해줘.
- 항목: 일시, 참석자, 주요 안건, 논의 내용, 결정 사항, Action Item
[회의 텍스트 입력]
ChatGPT는 이 입력을 바탕으로 표나 리스트 형식의 깔끔한 회의록을 자동으로 생성합니다.
3. 실전 예시
입력 텍스트 (일부 발췌)
김 부장: 이번 분기 마케팅 예산을 재조정해야 할 것 같습니다.
이 과장: SNS 광고 ROI가 낮아서 효율적인 채널 전환이 필요합니다.
박 대리: 인스타그램 대신 유튜브 쇼츠로 실험해보는 건 어떨까요?
ChatGPT 생성 회의록
- 일시: 2025년 4월 25일
- 참석자: 김 부장, 이 과장, 박 대리
- 주요 안건: 마케팅 예산 재조정
- 논의 내용: SNS 광고 효율 저하, 신규 채널 전환 논의
- 결정 사항: 유튜브 쇼츠를 통한 시범 마케팅 진행
- Action Item: 박 대리가 콘텐츠 시안을 5월 1일까지 준비
4. 자동화 시스템 구축하기 (고급)
수작업 없이 회의록 작성을 자동화하려면 Zapier 또는 Make와 같은 자동화 플랫폼을 활용해 워크플로우를 구성할 수 있습니다.
- 회의 음성 파일을 클라우드에 저장 (Google Drive 등)
- Zapier로 트리거 설정 (새 파일 업로드 시 STT 자동 실행)
- STT 결과를 ChatGPT API에 전달해 회의록 자동 생성
- 회의록을 Google Docs 또는 이메일로 전송
5. 유용한 프롬프트 모음
- “다음 텍스트를 회의록 형식으로 요약해줘. 소제목을 포함하고 Action Item은 마지막에 정리해줘.”
- “이 회의 내용에서 주요 결정사항과 참가자별 역할만 뽑아서 정리해줘.”
- “회의록을 표 형식으로 정리하고, 요약문을 3줄로 작성해줘.”
주의할 점
- 개인정보 포함 여부 확인: 회의 내용에 민감한 정보가 있다면 보안 조치를 반드시 확인해야 합니다.
- 정확성 검토 필요: 자동화된 회의록은 1차 초안으로 활용하고, 사람이 최종 검토하는 것이 이상적입니다.
- 정해진 형식 유지: 조직 내 회의록 포맷이 있다면 이에 맞춰 프롬프트를 수정해야 합니다.
맺음말
ChatGPT와 STT 기술을 활용하면 회의록 작성은 더 이상 번거로운 일이 아닙니다. 자동화된 회의록 시스템은 시간과 리소스를 절약해주며, 더욱 명확한 커뮤니케이션을 가능하게 합니다. 오늘 소개한 방법을 실무에 적용해보세요. 효율적인 회의 관리가 가능한 스마트 워크 환경이 눈앞에 펼쳐질 것입니다.