이메일 작성, 이제는 AI가 도와줍니다
하루에도 수많은 이메일을 보내는 시대, 특히 업무용 이메일은 내용 구성부터 말투, 전달 방식까지 신경 쓸 부분이 많습니다. 그렇다고 매번 새롭게 문장을 짜는 것은 시간 낭비일 수 있죠. 이럴 때 ChatGPT를 활용하면 이메일 작성 시간을 절반 이상 줄이면서도, 자연스럽고 전문적인 메일을 작성할 수 있습니다.
ChatGPT를 활용한 이메일 작성의 장점
- 시간 절약: 자주 쓰는 이메일 유형을 자동 생성
- 표현력 향상: 상황에 맞는 말투와 어휘 추천
- 국문·영문 모두 가능: 번역 및 문법 교정 포함
- 목적에 따른 다양한 템플릿 제공: 회신, 요청, 사과, 제안 등
1. 기본 이메일 템플릿 생성하기
ChatGPT에 다음과 같이 입력해보세요:
"회의 일정 변경 요청 이메일 예시 써줘. 예의 바르게, 상대방이 팀장인 상황으로."
그러면 다음과 같이 구성된 이메일 예문을 받을 수 있습니다:
안녕하세요 팀장님,
기존에 예정되어 있던 회의 일정을 부득이하게 변경 요청드리고자 메일 드립니다.
불편을 드려 죄송하며, 가능한 일정을 아래와 같이 제안드립니다.
- 변경 전: 4월 22일(화) 오후 2시
- 변경 후: 4월 23일(수) 오전 11시
불편함 없으시다면 일정 조정 부탁드리며, 어려우실 경우 다른 일정을 알려주시면 감사하겠습니다.
감사합니다.
홍길동 드림
2. 상대와의 관계에 맞게 말투 조절하기
ChatGPT는 이메일 말투도 세심하게 조정할 수 있습니다. 예를 들어 “친한 동료에게 회식 장소 공유하는 캐주얼한 이메일 써줘”라고 하면 아래처럼 응답합니다:
안녕, 철수야!
이번 주 금요일 회식 장소 정했어. 강남역 근처 '소담한 고기집'이야. 7시까지 도착하면 되고, 지도는 아래에 첨부할게.
그날 봐~ 기대된다!
이처럼 상대방의 직급, 친밀도, 상황에 따라 말투를 설정해주면 더욱 자연스럽고 상황에 맞는 이메일이 완성됩니다.
3. 사과 및 거절 메일도 ChatGPT로 정중하게
특히 어려운 내용(거절, 사과 등)을 이메일로 전달해야 할 때 표현이 어렵죠. ChatGPT에 “제안을 정중히 거절하는 이메일 예시 만들어줘”라고 요청하면 아래와 같은 형식이 나옵니다:
안녕하세요, [이름]님.
먼저 귀중한 제안을 공유해 주셔서 감사합니다.
내부적으로 충분히 논의해보았으나, 아쉽게도 이번에는 제안 내용을 수용하기 어려울 것 같습니다.
앞으로도 좋은 기회로 함께할 수 있기를 기대하며, 제안을 주셔서 다시 한 번 감사드립니다.
감사합니다.
[이름] 드림
4. 외국어 이메일도 척척 해결
해외 거래처나 외국인 동료에게 보낼 메일도 걱정 없습니다.
ChatGPT에 "회의 일정 제안 이메일을 영어로 써줘. 격식 있는 표현으로"라고 요청하면 다음과 같이 응답합니다:
Dear Mr. Smith,
I hope this message finds you well.
I would like to suggest rescheduling our upcoming meeting due to an unforeseen conflict.
- Original: April 22nd, 2:00 PM
- Proposed: April 23rd, 11:00 AM
Please let me know if the new schedule works for you. I apologize for any inconvenience and appreciate your understanding.
Best regards,
Kim Minsoo
번역과 동시에 격식 있는 문장 구조까지 고려해주기 때문에, 문법 걱정 없이 그대로 사용해도 무방합니다.
5. 반복되는 이메일 자동화 템플릿 만들기
업무상 자주 보내는 이메일이 있다면, ChatGPT를 통해 고정된 템플릿을 만들어 저장해두세요.
예를 들어 고객 응대, 회의 요청, 프로젝트 업데이트 메일 등을 다양한 형태로 만들어두면
매번 새로 쓰지 않아도 간단히 수정 후 전송 가능합니다.
마무리
이메일 작성은 단순한 글쓰기를 넘어, 상대방에게 신뢰를 주는 중요한 커뮤니케이션 수단입니다.
ChatGPT를 활용하면 이메일 작성 시간을 대폭 줄이면서도, 더 효과적이고 정중한 커뮤니케이션이 가능합니다.
다양한 이메일 유형별 템플릿을 미리 설정하고 필요할 때 활용하면 업무 효율도 크게 향상됩니다.
지금 바로 ChatGPT를 활용해 똑똑한 이메일 작성을 시작해보세요!
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