노션(Notion)은 문서 작성, 프로젝트 관리, 데이터베이스 관리까지 가능한 올인원 협업 도구입니다. 특히 할 일 관리(To-do List)를 체계적으로 정리할 수 있으며, 다양한 자동화 기능과 외부 연동을 통해 스마트워크의 중심 플랫폼으로 활용되고 있습니다. 이 글에서는 노션을 활용해 할 일 관리를 자동화하는 구체적인 방법과 실전 예제를 소개합니다.
1. 노션의 기본 구조 이해하기
노션에서 할 일 관리를 하기 위해선 먼저 데이터베이스 구조를 이해하는 것이 중요합니다. 노션은 단순한 텍스트 문서가 아니라, 각 블록에 속성과 필터를 설정해 다양한 워크플로우를 구현할 수 있습니다.
- 페이지(Page): 각 업무 단위를 저장하는 공간
- 데이터베이스(Database): 여러 업무 항목을 목록, 보드, 캘린더 등으로 정리 가능
- 속성(Properties): 날짜, 체크박스, 태그, 관계 등 업무 필터링과 자동화를 위한 필수 요소
2. 기본적인 할 일 관리 템플릿 만들기
노션에서 할 일 관리를 시작하는 가장 쉬운 방법은 다음과 같은 구조의 데이터베이스를 만드는 것입니다.
- 할 일 제목 (텍스트)
- 상태 (선택: 미완료 / 진행중 / 완료)
- 마감일 (날짜)
- 우선순위 (선택: 높음 / 중간 / 낮음)
- 담당자 (텍스트 또는 관계)
이러한 기본 필드를 사용하면 보드 뷰(Kanban), 캘린더 뷰 등 다양한 방식으로 업무를 시각화하고 관리할 수 있습니다.
3. 노션 내장 자동화 기능 활용하기
노션 자체적으로는 "조건부 자동화" 기능은 아직 제한적이지만, 아래 기능을 잘 활용하면 유사한 효과를 만들 수 있습니다.
- 조건부 필터 + 뷰: 오늘 할 일만 보기, 미완료 태스크만 보기 등 자동 필터링
- 템플릿 버튼: 반복되는 업무 양식을 한 번 클릭으로 생성
- 리마인더 기능: 날짜 속성에 알림 설정 가능
4. 외부 자동화 툴과 연동하기 (Make, Zapier)
진짜 자동화는 노션 API + 외부 노코드 툴을 활용할 때 가능합니다. 대표적인 연동 툴은 Make.com과 Zapier입니다.
① Google Calendar 일정 → Notion 할 일 자동 등록
Trigger: Google Calendar에서 일정 생성
Action: Notion 데이터베이스에 자동으로 할 일 등록
(속성: 제목, 날짜, 상태 = '미완료')
② 구글폼 → Notion 업무 요청 자동화
Trigger: 구글폼에 응답 제출
Action: 응답 내용이 노션의 업무 리스트에 자동 추가
③ 매일 아침 오늘 할 일 슬랙으로 자동 전송
Trigger: 매일 오전 9시
Action: Notion에서 '오늘 마감' 할 일 조회 → 슬랙 메시지 전송
이런 자동화는 Make 또는 Zapier에서 ‘Notion API 인증’만 완료하면 누구나 설정 가능합니다.
5. 팀 협업을 위한 할 일 자동화 팁
- 공용 업무 보드 만들기: 팀원이 함께 보는 업무 공간 구성
- 자동 분류 필터 사용: 담당자별 보기, 주간 업무 보기 등 사용자 맞춤 필터 설정
- 완료된 업무 아카이빙: 완료된 작업은 자동으로 하단 뷰로 이동
총평
노션은 단순한 문서 도구를 넘어, 업무 관리와 자동화를 동시에 실현할 수 있는 유연한 플랫폼입니다. 특히 외부 노코드 자동화 도구와의 연계를 통해 반복 업무를 줄이고 효율적인 팀 협업 환경을 만들 수 있습니다. 오늘부터 나만의 노션 할 일 관리 시스템을 구축해보고, 시간을 절약하고 업무에 집중하는 스마트워크를 경험해보세요.
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